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Documentos administrativos | ||||||
| Memorándum | Circular | Informe | Resolución | Contrato | Oficio | ||
| Características | Destinatarios | Internos (subordinados, normalmente a personas concretas) | Internos (normalmente dirigido a subordinados colectivos) | Internos o externos | Internos o externos | Externos | Internos o externos |
| Propósito | Comunicar información de forma breve y concisa | Comunicar información | Presentar información con un propósito específico | Expresar la decisión o posición de una entidad | Establecer un acuerdo entre dos o más partes | Comunicar información entre dos o más organizaciones o instituciones | |
| Tono | Breve y sencillo | Profesional | Formal | Formal | Formal | Formal | |
| Elementos | Encabezado (título, emisor, y destinatario), cuerpo y cierre (firma) |
Encabezado (clave, título, emisor, y destinatario), cuerpo y cierre (firma) |
Título, resumen, introducción, cuerpo, conclusiones y referencias |
Encabezado (entidad emisora, número, fecha, título), preámbulo, parte resolutiva y cierre |
Encabezado (título, fecha, partes), preámbulo, cláusulas y firmas | Encabezado (logotipo, número, lugar y fecha, asunto), destinatario, cuerpo (introducción, desarrollo, conclusión), despedida, firma y posfirma | |
| Clases | Informativo, de instrucciones, de solicitud, de respuesta | General, informativa, convocatoria, informativa-ejecutiva | De investigación, de gestión, técnico | Administrativa, judicial, legislativa | Civil, mercantil, laboral, administrativo | Notificaciones, solicitudes, respuestas, convenios | |
| Usos | Indicación, recomendación, disposición, instrucción, invitación, agradecimiento | Comunicación de políticas, instrucciones generales, anuncios organizacionales, convocatorias a eventos, recordatorios de cumplimiento | Reporte de hallazgos, análisis de resultados, evaluación de investigaciones, documentación de actividades, presentación de recomendaciones | Formalización de decisiones, establecimiento de políticas, aprobación de procedimientos, declaración de posiciones o directrices, resolución de asuntos específicos |
Acuerdos comerciales, de servicios o prestaciones, definición de términos de empleo, estipulación de obligaciones y derechos de las partes |
Transmisión de información oficial, realización de solicitudes formales, emisión de instrucciones, respuesta a comunicaciones previas, convocatorias a eventos o reuniones |
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