El memorándum, memorando o memo, es un documento administrativo que se utiliza para comunicar información o instrucciones de manera breve y concisa a una persona o grupo de personas. Su objetivo es informar sobre un asunto determinado.
La estructura de un memorando es brece, sencilla y concisa. Los elementos principales que suelen incluirse son los siguientes:
- Encabezado: puede no incluir el título, pero el emisor y el destinatario son obligatorios.
- Título: debe ser claro y descriptivo, ofreciendo una idea general del contenido del memorando.
- Emisor: debe indicar el nombre de la persona o entidad que emite el memorando.
- Destinatario: debe indicar el nombre o el cargo de la persona o entidad a la que va dirigido el memorando.
- Cuerpo: es la parte principal del memorando, donde se presenta la información o instrucción que se quiere comunicar. El cuerpo de un memorando debe incluir la información o instrucción que se quiere comunicar. Debe ser clara, concisa y fácil de entender.
- Cierre: puede incluir una llamada a la acción, una firma o cualquier otra información relevante. El cierre de un memorando puede incluir los siguientes elementos:
- Llamada a la acción: si el memorando tiene como objetivo que el destinatario realice una acción concreta, se puede incluir una llamada a la acción al final. En general, una llamada a la acción debe ser:
- Clara: indica de forma sencilla lo que se espera del destinatario.
- Concisa: breve y fácil de entender.
- Especifica: indica cuándo, dónde y cómo deben realizar la acción.
- Firma: si el memorando está firmado por una persona, se debe incluir su nombre y cargo.
- Llamada a la acción: si el memorando tiene como objetivo que el destinatario realice una acción concreta, se puede incluir una llamada a la acción al final. En general, una llamada a la acción debe ser:
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Encabezado |
Título |
(en este ejemplo no se incluye) |
| Emisor | Dra. Margarita Maza de Juárez
Rectora |
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Destinatario |
Estimada Dra. Leona Vicario | |
| Cuerpo | Me complace felicitarla por su cumpleaños. Deseo que tenga un día lleno de alegría y que este nuevo año esté lleno de éxitos.
Su compromiso con la educación y su dedicación a nuestros estudiantes son un ejemplo para todos nosotros. Es un orgullo contar con usted en nuestra comunidad universitaria. |
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| Cierre | Llamada a la acción |
Le envío un afectuoso saludo |
| Firma |
[Firma] |
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En este ejemplo, el memorando es breve y conciso, y cumple con los elementos principales de la estructura de un memorando. El encabezado incluye la clave del documento, el título del memorando, el emisor y el destinatario. El cuerpo del memorando presenta la información que se quiere comunicar, de manera clara y concisa. El cierre incluye una llamada a la acción, que es informar al personal de los cambios y las presentaciones a realizar.