La circular es un documento administrativo que se utiliza para comunicar una información o instrucción a una persona o un grupo de personas. Su objetivo es dar a conocer una novedad, un cambio de normativa, una convocatoria, dar instrucciones o cualquier otra información que sea de interés para los destinatarios.
La estructura de una circular es similar a la de un memorándum, sin embargo, incluye la clave de identificación de emisión del documento. Los elementos principales que suelen incluirse son los siguientes:
- Encabezado: debe incluir la clave de identificación del documento, el título de la circular, el emisor y el destinatario.
- Clave de identificación del documento: es un código que se utiliza para identificar el documento y facilitar su gestión. Las claves suelen ser abreviaturas del tipo de documento, de la entidad emisora y del número seriado del documento emitido por la entidad emisora.
- Título: debe ser claro y descriptivo, ofreciendo una idea general del contenido de la circular.
- Emisor: debe indicar el nombre de la persona o entidad que emite la circular.
- Destinatario: debe indicar el nombre o el cargo de las personas o entidades a las que va dirigida la circular.
- Cuerpo: es la parte principal de la circular, donde se presenta la información o instrucción que se quiere comunicar. El cuerpo de la circular debe incluir la información o instrucción que se quiere comunicar. Debe ser clara, concisa y fácil de entender.
- Cierre: puede incluir una llamada a la acción, pero es necesaria una firma o procedencia del documento.
- Llamada a la acción: si la circular tiene como objetivo que los destinatarios realicen una acción concreta, se puede incluir una llamada a la acción al final. En general, una llamada a la acción debe ser:
- Clara: indica lo que se espera de los destinatarios.
- Concisa: breve y fácil de entender.
- Especifica: cuándo, dónde y cómo deben realizar la acción.
- Firma: si está firmada por una persona, se debe incluir su nombre y cargo. Si es a nombre de un grupo de personas, se especifica el nombre del grupo de personas.
- Llamada a la acción: si la circular tiene como objetivo que los destinatarios realicen una acción concreta, se puede incluir una llamada a la acción al final. En general, una llamada a la acción debe ser:
| Encabezado |
Clave |
EMPRESAX/2023/ME/0045 |
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Título |
Convocatoria a reunión de personal | |
| Emisor | Dirección General de Administración | |
| Destinatario | Personal de la Dirección General de Administración | |
| Cuerpo | Se convoca a una reunión de personal adscrita a la Dirección General de Administración que se llevará a cabo el próximo día 15 de julio de 2023, a las 10:00 horas, en la sala de juntas de la Dirección General de Administración.
En la reunión se abordarán los siguientes temas: · Presentación del nuevo organigrama de la Dirección General de Administración. · Cambios en el reglamento interno de la Dirección General de Administración. · Presentación de los objetivos de la Dirección General de Administración para el próximo año. |
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| Cierre | Llamada a la acción |
Favor de confirmar su asistencia a la reunión de forma personal a más tardar el día 10 de julio de 2023, en horario de 9:00 a.m. a 3:00 p.m. en la oficina de la Dirección General de Administración, con firma autógrafa en la circular original. |
| Firma |
Atentamente [Firma] [Nombre] Director General de Administración |
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